Dans la plupart des hôpitaux, le téléphone reste le premier canal utilisé par les patients pour obtenir une information. Malgré les efforts de digitalisation, les appels continuent d’affluer, parfois en très grande quantité. Comprendre les raisons de ces sollicitations est essentiel pour optimiser la gestion de la relation patient, améliorer l’organisation interne et réduire la pression sur les équipes.
1. La prise de rendez-vous ou la modification d’un rendez-vous
C’est, de loin, la raison d’appel n°1.
Les patients cherchent :
- un créneau disponible
- à confirmer une date
- à déplacer un rendez-vous
- à comprendre la préparation nécessaire
Pourquoi ?
Parce que de nombreux établissements ne disposent pas encore d’un portail patient fluide ou d’un système de prise de rendez-vous suffisamment autonome.
Piste d’amélioration : déployer une prise de rendez-vous en ligne adaptée, mais aussi harmoniser les consignes pour réduire les appels « de vérification ».
2. La demande d’informations administratives
Les patients appellent pour :
- connaître les documents à fournir
- comprendre leur parcours administratif
- poser des questions sur leur prise en charge
- demander des précisions sur le service concerné
Ces questions surviennent souvent parce que les informations en ligne sont insuffisantes, trop techniques ou contradictoires.
Piste d’amélioration : enrichir les supports d’information, mettre en place des FAQ intelligentes, clarifier les consignes.
3. Les questions liées à l’hospitalisation
On retrouve ici des appels liés à :
- les horaires d’entrée et de sortie
- les effets personnels autorisés
- les consignes préopératoires
- le déroulement de l’hospitalisation
Là encore, l’enjeu est d’améliorer la clarté et la cohérence des informations transmises.
4. La recherche d’un résultat médical ou d’un compte rendu
Les patients appellent pour savoir :
- si leurs résultats sont prêts
- où les récupérer
- comment y accéder en ligne
- si un médecin peut les rappeler
Cause profonde : un manque de communication proactive ou un portail patient trop peu utilisé.
5. Les appels liés à la facturation et aux remboursements
Thème souvent source d’incompréhension :
- reste à charge
- dépassements d’honoraires
- modalités de paiement
- remboursements mutuelle
Une information floue génère mécaniquement plus d’appels et donc plus d’irritants.
6. Les appels pour s’orienter dans l’établissement
Un classique :
- “Où dois-je me rendre ?”
- “Je suis perdu dans les bâtiments.”
- “Comment accéder au service ? »
Les hôpitaux sont souvent complexes à comprendre, et l’orientation est l’un des irritants majeurs.
Piste d’amélioration : moderniser les plans, proposer des SMS automatisés, mettre en place un accueil multicanal.
7. Les demandes de suivi post-consultation ou post-opératoire
Plus forte qu’on ne le pense :
- questions sur la douleur
- questions sur le traitement
- inquiétudes du patient
- demande de rappel médical
Ce flux d’appels révèle souvent un manque de communication anticipée.
Pourquoi analyser ces motifs d’appels est indispensable ?
Parce qu’ils constituent le reflet direct de la qualité de votre relation patient :
- ils révèlent les zones d’ombre dans l’information
- ils montrent les points de friction organisationnels
- ils permettent d’orienter les priorités de votre centre de contact
- ils servent de base à la construction d’un parcours patient renforcé
Un hôpital qui analyse ses appels est un hôpital qui améliore la satisfaction patient et la performance interne.
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L’avis de l’expert
FAQ – Motifs d’appel des patients et optimisation du parcours
Pourquoi les patients appellent-ils pour prendre ou confirmer un rendez-vous ?
Les appels sont souvent liés à l’absence d’un portail patient fluide ou d’un système de réservation autonome. Déployer une prise de rendez-vous en ligne adaptée et harmoniser les consignes réduit ces appels.
Comment limiter les appels liés aux informations administratives ?
En enrichissant les supports d’information, en clarifiant les consignes et en mettant en place des FAQ intelligentes, les patients trouvent plus facilement les réponses à leurs questions sans appeler.
Pourquoi les patients appellent-ils concernant l’hospitalisation ou les résultats médicaux ?
Les appels sont liés à un manque de communication proactive, à des informations peu claires sur l’hospitalisation ou à un portail patient sous-utilisé. Améliorer la clarté et la cohérence des informations permet de réduire ces appels.
Comment réduire les appels liés à la facturation et aux remboursements ?
Une information claire sur le reste à charge, les dépassements d’honoraires et les modalités de remboursement réduit les incompréhensions et donc les appels répétitifs.
Pourquoi analyser les motifs d’appels est-il indispensable pour un hôpital ?
Les motifs d’appel reflètent la qualité de la relation patient, révèlent les zones d’ombre et les points de friction, orientent les priorités du centre de contact et servent de base pour améliorer le parcours patient et la satisfaction globale.
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